Когда данные находятся в информационной системе, контроль доступа к ним осуществляется средствами системы. Но как только сведения покидают систему в роли отдельного документа, администрирование утрачивается. Но благодаря IRM удается сохранять контроль и после их публикации.
Основные преимущества
Информационная безопасность очень важна для любого бизнеса, поскольку гарантирует защиту конфиденциальности данных, предотвращает угрозы кибератак, сохраняет репутацию, поддерживает непрерывность деятельности и защищает финансовые ресурсы. Из-за этого многие компании решают внедрить систему IRM master, с ее помощью удается администрировать и другие операции, среди которых:
- вывод на печать;
- внесение правок;
- снятие снимка экрана;
- копирование в буфер обмена.
Этого удается достичь посредством применения агентов, которые устанавливают на рабочих местах, и встраиваемых модулей, предоставляющих данные приложению для работы с документом.
Главное преимущество IRM систем заключается в использовании средств криптографической защиты информации, без которых процесс обеспечения информационной безопасности является неактуальным. Среди дополнительного функционала стоит отметить: автоматизированную классификацию и защиту документации организации, фиксацию авторства с применением электронной подписи, защиту мобильных клиентов.
Благодаря IRM удается существенно снизить вероятность утечки информации при обмене файлами как между сотрудниками, так и внешними контрагентами. Важно отметить, что защита гарантирована при условии, что соблюдаются определенные меры, правила оперирования сведениями, которые были приняты в рамках конкретной компании.
Как внедрить систему
Чтобы установить IRM систему, достаточно обратиться в специализированную компанию, которая занимается производством решений для создания виртуальных комнат данных и защиты документов. Опытные специалисты проконсультируют и посоветуют подходящий вариант. На отечественном рынке есть несколько IRM систем, в частности, Adobe LiveCycle Rights Management, Microsoft AD RMS. У каждой из них есть свои особенности. Разработчики в большей степени стремятся создать максимально закрытые системы. Благодаря этому удается снизить риски неправомерного доступа к документам. Это повышает репутацию компании и снижает финансовые издержки.
